E-Mail-Marketing ist eine enorm wirkungsvolle Methode, um mit deinen Kunden in Kontakt zu bleiben. Aber seit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist, gibt es einiges zu beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Transparenz spielt dabei eine Schlüsselrolle.
Was bedeutet Transparenz unter der DSGVO?
Der Begriff Transparenz ist unter der DSGVO ein Kernprinzip und bedeutet, dass du ganz klar und verständlich kommunizieren musst, wie und warum du personenbezogene Daten verarbeitest. Deine Kunden sollten ohne großen Aufwand verstehen können, was mit ihren Daten geschieht, sobald sie diese an dich weitergeben.
Einwilligung als Grundpfeiler
Bevor du überhaupt personenbezogene Daten für dein E-Mail-Marketing sammelst, benötigst du eine ausdrückliche Einwilligung der betreffenden Person. Das Opt-in-Verfahren ist hierbei der Goldstandard: Eine Checkbox, die nicht vorausgefüllt ist und bei der klar steht, für welchen Zweck die E-Mail-Adresse verwendet wird.
Informationspflichten ernst nehmen
Wenn jemand seine Daten eingibt, musst du ihn zeitgleich über seine Rechte aufklären und informieren, wie seine Daten verarbeitet werden. Das beinhaltet insbesondere die Auskunft über den Zweck der Datenerhebung, über die Rechtsgrundlage und über die Speicherdauer. Stelle sicher, dass deine Datenschutzerklärung leicht zugänglich ist und die nötigen Informationen bereithält.
Datensparsamkeit nicht vergessen
Sammle nur die Daten, die du wirklich brauchst. Wenn für deinen Newsletter lediglich die E-Mail-Adresse erforderlich ist, dann solltest du auch nur diese abfragen – nicht mehr und nicht weniger. Diese Vorgehensweise unterstreicht deine Transparenz und zeigt, dass du Datenschutz ernst nimmst.
Rechte der Betroffenen wahren
Jeder hat nach der DSGVO bestimmte Rechte in Bezug auf seine personenbezogenen Daten. Dazu gehört das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und auf Datenübertragbarkeit. Stelle sicher, dass deine Empfänger einfach ihre Daten einsehen, ändern oder sich aus deinem Verteiler austragen können. Ein Link zur Abmeldung sollte in jedem Newsletter enthalten sein.
Transparenz bei der Nutzung von Drittanbietern
Wenn du Tools oder Dienste von Drittanbietern für dein E-Mail-Marketing nutzt, ist Transparenz ebenfalls gefragt. Kläre die Nutzer darüber auf, dass und inwiefern externe Dienste in die Datenverarbeitung involviert sind. Es sollte klar sein, wo die Daten gespeichert und wie sie geschützt werden.
Protokollierung und Nachweis der Einwilligung
Es ist nicht nur wichtig, die Einwilligung einzuholen, sondern du musst diese auch nachweisen können. Hierfür ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Speichere daher den Zeitpunkt der erteilten Zustimmung, sowie den genauen Text der Einwilligungserklärung.
Denke daran: Transparenz im E-Mail-Marketing schafft Vertrauen und ist somit nicht nur eine juristische Notwendigkeit, sondern auch ein wichtiges Element, um eine langfristige Beziehung zu deinen Kunden aufzubauen. Halte dich an die Regeln, seie offen und ehrlich, und dein E-Mail-Marketing wird auch unter der DSGVO ein Erfolg.