E-Mails sind aus unserem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie flitzen durch das Internet, mit wichtigen Dokumenten, Angeboten und Verträgen im Gepäck. Aber gerade weil sie so wichtig sind, sind E-Mails auch ein beliebtes Ziel für Betrüger und Hacker. Deshalb ist es essentiell, dass eure E-Mail-Kommunikation sicher und vertrauenswürdig ist. Hier kommen SPF, DKIM und DMARC ins Spiel – drei mächtige Akronym-Werkzeuge, die deine Emails schützen können. Wie das genau funktioniert und warum es für dein Unternehmen wichtig ist, erkläre ich dir jetzt.
Was ist SPF und warum brauchst du es?
SPF steht für Sender Policy Framework und hilft dabei, Email-Spoofing zu verhindern. Spoofing ist eine Art Betrug, bei dem ein Angreifer E-Mails so aussehen lässt, als kämen sie von einer Adresse, die ihnen gar nicht gehört. SPF ermöglicht es dir, zu definieren, welche Server berechtigt sind, E-Mails für deine Domain zu versenden.
Du hinterlegst einfach einen SPF-Eintrag in deinem DNS, und schon wissen andere E-Mail-Server weltweit, dass sie Mails, die vorgeben, von dir zu sein, aber nicht von einem der gelisteten Server stammen, skeptisch prüfen oder gleich abweisen sollten. Das erhöht die Chance, dass nur legitime Mails deiner Domain den Empfänger erreichen.
Wie DKIM die Authentizität deiner Mails sicherstellt
DKIM steht für DomainKeys Identified Mail. Es fügt deinen ausgehenden E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die dafür sorgt, dass der Inhalt deiner E-Mails auf dem Weg zum Empfänger nicht verändert wurde. Das erhöht das Vertrauen in deine Nachrichten, da die Empfänger sicher sein können, dass die Mail wirklich von dir kommt und unterwegs nicht manipuliert wurde.
Die Einrichtung von DKIM erfordert ein bisschen Arbeit: Du musst ein Schlüsselpaar generieren und den öffentlichen Schlüssel im DNS deiner Domain hinterlegen. Der private Schlüssel bleibt sicher bei dir. Wenn du eine E-Mail versendest, wird sie mit dem privaten Schlüssel signiert. E-Mail-Server entlang des Weges können dann die Signatur mit deinem öffentlichen Schlüssel überprüfen.
DMARC bindet SPF und DKIM zusammen
Jetzt weißt du, dass SPF den Versender überprüft und DKIM die Integrität der Nachricht sichert. DMARC, was für Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance steht, bringt diese beiden Technologien zusammen und fügt Regeln und Berichtsfunktionen hinzu.
Mit DMARC legst du fest, was passieren soll, wenn eine E-Mail deiner Domain weder SPF noch DKIM besteht. Die E-Mail könnte abgewiesen werden, unter Quarantäne gestellt oder trotzdem zugestellt werden – aber mit einem Hinweis, dass etwas nicht stimmt. DMARC hilft dir auch, besser zu verstehen, was mit deinen E-Mails passiert. Du bekommst Berichte von empfangenden E-Mail-Servern, die dir zeigen, welche Mails durchgegangen sind und welche nicht.
Einführung von SPF, DKIM und DMARC in deinem Unternehmen
Die Implementierung dieser drei Sicherheitsmaßnahmen klingt vielleicht erstmal nach viel Aufwand, aber es lohnt sich definitiv. Beginne damit, dich mit deinem E-Mail-Service-Provider oder der IT-Abteilung in deinem Unternehmen abzustimmen. Häufig bieten diese Dienstleister Unterstützung oder sogar automatisierte Lösungen für die Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC an.
Dann arbeite die notwendigen Schritte durch: Erstelle den SPF-Eintrag, generiere dein DKIM-Schlüsselpaar und definiere deine DMARC-Policys. Teste alles gründlich, bevor du es auf dem gesamten E-Mail-Verkehr deiner Domain anwendest, um zu verhindern, dass legitime E-Mails fälschlicherweise blockiert werden.
Fazit: Sicherheit und Vertrauen für deine E-Mail-Kommunikation
Indem du SPF, DKIM und DMARC für deine E-Mails einrichtest, sorgst du für mehr Sicherheit und Vertrauen bei deinen Geschäftspartnern und Kunden. Betrugsversuche und Phishing-Attacken haben es schwerer, Erfolg zu haben, wenn deine Domain gut geschützt ist. Zudem verbessert sich durch eine saubere Konfiguration der genannten Maßnahmen auch die Zustellbarkeit deiner E-Mails, da sie bei den Providern als vertrauenswürdig eingestuft werden.
Investiere also die Zeit, um dein Unternehmen und deine Kommunikation mit SPF, DKIM und DMARC abzusichern. Es ist ein entscheidender Schritt, um die Glaubwürdigkeit und Professionalität deiner Firma zu wahren sowie die digitale Kommunikation zu schützen.