Warum persönliche E-Mails im Beruf so wichtig sind
In einer Welt der schnellen Kommunikation und des elektronischen Mailverkehrs kann es leicht passieren, dass Nachrichten unpersönlich und austauschbar wirken. Doch gerade im Geschäftsleben ist der persönliche Touch nicht zu unterschätzen. Persönliche E-Mails können helfen, bessere Beziehungen zu Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern aufzubauen und zu pflegen. Hier sind fünf effektive Tipps, mit denen du deine elektronischen Nachrichten persönlicher und effektiver gestaltest.
Tipp 1: Individualisierte Anrede und Verabschiedung
Ein wichtiger Schritt, um deine E-Mail persönlicher zu gestalten, ist eine individualisierte Anrede. Statt eines allgemeinen “Sehr geehrte Damen und Herren” solltest du, wann immer möglich, den Namen des Empfängers verwenden. Gleiches gilt für die Verabschiedung: Eine Formel wie “Mit besten Grüßen” kann durch Hinzufügen des eigenen Namens oder eine kurze persönliche Notiz, die Bezug auf vorherige Kommunikation oder persönliche Interessen des Empfängers nimmt, individuell angepasst werden.
Tipp 2: Persönliche Sprache statt Fachjargon
Zwar solltest du in einem professionellen Umfeld stets professionell bleiben, doch ist es möglich, persönlich und verbindlich zu kommunizieren, ohne dabei an Seriosität zu verlieren. Versuche, deinen E-Mail-Stil locker und zugänglich zu gestalten. Setze auf aktive statt passive Formulierungen und verzichte so weit wie möglich auf Fachjargon, besonders dann, wenn du mit jemandem kommunizierst, der nicht in deinem Fachgebiet tätig ist.
Tipp 3: Kurze persönliche Nachrichten am E-Mail-Anfang oder -Ende
Eine kurze persönliche Bemerkung zu Beginn oder Ende deiner E-Mail kann Wunder wirken. Es zeigt dem Empfänger, dass du dir Zeit genommen hast, die E-Mail individuell zu gestalten. Eine solche Notiz könnte ein Interesse oder aktuelles Ereignis beinhalten, welches für den Empfänger von Bedeutung ist. Dies kann die Bindung verstärken und zeigt deine Aufmerksamkeit für Details.
Tipp 4: Bezugnahme auf frühere Gespräche oder E-Mails
Nichts ist persönlicher als die Bezugnahme auf frühere Gespräche oder ausgetauschte Nachrichten. Dies zeigt, dass du den bisherigen Austausch wertschätzt und aufmerksam bist. Bezugnahme auf frühere Kommunikation schafft Kontinuität und baut Vertrauen auf – zwei wichtige Aspekte einer guten Geschäftsbeziehung.
Tipp 5: Passe den Ton dem Empfänger an
Jede Person hat eine andere Wahrnehmung und bevorzugt verschiedene Kommunikationsstile. Einige bevorzugen eine formelle Ansprache, während andere eine lockerere Tonart schätzen. Versuche, den Ton deiner E-Mail dem jeweiligen Empfänger anzupassen, was du oft nach ein paar Nachrichten intuitiv einschätzen kannst. Dies zeigt, dass du dich mit der Person und ihrer Art zu kommunizieren auseinandergesetzt hast.
Abschließend lässt sich sagen, dass es in einer Zeit, in der Technologie menschliche Interaktion immer mehr ersetzt, umso wichtiger ist, den menschlichen Aspekt in der digitalen Kommunikation nicht zu vernachlässigen. Mit diesen Tipps kannst du deine E-Mails so gestalten, dass sie nicht nur informativ und professionell sind, sondern auch persönlich und empathisch – ein Schlüssel zu erfolgreichen Geschäftsbeziehungen.